Geschäftspapier Einstellungen

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Die von der Software intern erstellten Dokumente - Datenausdrucke, Abrechnungen, Anschreiben - weisen ein einheitliches Erscheinungsbild auf. Dieses Erscheinungsbild läßt sich mit mehreren Einstellungen beeinflussen und individuellen Vorstellungen anpassen.


 

"Geschäftspapier" mit Kopf- und Fußzeilen

Zu den Grundeinstellungen des Standard- Dokuments gehören Kopf- und Fußzeilen, die die Verwendung von vorgedrucktem "Geschäftspapier" überflüssig machen (dies ist trotzdem möglich!). Zu den Kopf- und Fußzeilen gehören der Dokumentkopf (z.B. bei allen Datenausdrucken), ein Briefkopf mit Absenderadresseintragungen und einem Absendertext für das Adressfenster und ein Fußzeilenbereich für weitere Firmenangaben. -

 

Kopfbereich

Im obersten Bereich eines Dokumentes werden in der Regel Firmendaten des Absenders angegeben, eventuell ein Firmenlogo oder Personenangaben. Texte und Layout können im RTF-Format selbst gestaltet werden.

Der vorgegebene Höhenbereich sollte immer eingehalten werden, damit alles im Ausdruck auch sichtbar bleibt.

 

Briefkopfbereich

Der Briefkopf erweitert den Dokumentkopf um einen Bereich für Adress- und Kommunikationsdaten des Absenders sowie einen Absendertext, wie er in "Fensterbriefumschlägen" verwendet wird.

Zusätzlich ist die eigene Formatierung des Adressierungsbereichs möglich!

Mit der Höhe dieses Bereichs (Anzahl Zeilen und Schriftgröße...) bestimmen Sie auch, an welcher Stelle der Adresseintrag, der automatisch von der Software bei entsprechenden Ausdrucken eingesetzt wird, erscheint und wo der folgende Dokumenttext beginnt!

 

Adressierungsbereich

Standardmäßig wird Software-intern der Adressbereich für Serienbriefe automatisch generiert. Dabei wird die globale Schriftart für interne Textbausteine verwendet.

Um einen eigenen vom Anwender selbst zu formatierten Adressbereich zu erhalten, können im Briefkopfbereich entspechende Variable eingesetzt werden. Durch formatieren dieser Variable bestimmen das Erscheinen im Dokument.

 

Adressvariable im Briefkopfbereich:


$ANREDE

$NAME

$ZUSATZ




$ZUSATZ2

$STRASSE

$ORT

$LAND

$DATUM

Adress-Anrede

Vollständiger Name des Adressaten (Vor- und Zuname)

Erweiterung des Names des Adressaten (Zusatzzeile), falls vorhanden  - bei einzeiligem Verwenden dieser Variablen, also mit dem direkten Abschluß der Zeile durch eine Zeilenschaltung, wird diese Zeile nur gedruckt, sofern die Variable einen nicht leeren Inhalt hat! Dadurch wird eine unschöne Leerzeile bei Adressen ohne Zusatzzeile vermieden.

Weiterer Adresszusatz oder auch als Ergänzung eines Ortsteils geeignet

Adress-Straße

Adress-Ort (die Postleitzahl wird automatisch an den Anfang gestellt)

Adressat Landbezeichnung

von der Software automatisch generiertes Datum zum Anschreiben (aktuelles Tagesdatum, Systemdatum)

 

Beispiel:


 

Alternativ einsetzbar:

$BRFADRESSE               Mit dieser Variablen wird das komplette Adressfeld von der Software generiert!

 

Beispiel:

 

 

Diese Funktion ist kompatibel zu früheren Dokumenten und Formularen! Sind diese Variablen nicht enthalten, so wird die alte Adress-Baustein- Steuerung aktiv.

 

Fußbereich

Im Fußbereich des Dokumentes können Zusatzangaben wie Bankverbindungen, Internetadresse, aber auch weitere Kommunikationsdaten wie Telefon, Fax, Email- Adresse u. ä. aufgeführt werden. Natürlich ist auch ein "Werbeeintrag" möglich.

Die Fußzeilen werden standarmäßig nur bei Briefausdrucken verwendet. Mit der Option "Fußtexte auch bei Datenausdruck" kann dies auf Datendrucke erweitert werden.

 

Damit steht ein komplettes "Geschäftspapier" zur Verfügung, das seitens der Software je nach Art des Dokumentes eingesetzt wird.

 

Diese Einstellungen werden für die verschiedenen Dokumente nur dann verwendet, wenn die Option "Geschäftspapier, extern" - getrennt für Datendrucke und Briefdrucke schaltbar - abgeschaltet ist. Die Einstellung können Sie im Dialog 'Standard-Dokument einrichten' vornehmen (s.u.).


 

 

Für Brief- und Datendrucke kann zusätzlich ein Fußbereich definiert werden, der beim Ausdruck in den untersten Zeilen ausgegeben wird.

 

 

Um die Einstellungen zu testen, steht ein Musterdruck über die Druckvorschau zur Verfügung. Beachten Sie, daß die Auflösung des Displays (96 dpi) von der Auflösung von Druckern (mindestens 300 dpi) erheblich abweicht. Insbesondere bei kleinen Schriftarten können also Abweichungen zwischen der Bildschirmanzeige (Vorschau) und dem Ausdruck auftreten.

 

Formatierungen

Neben Zeichenformaten mit Schriftart, -größe und Attribute wie 'fett', 'kursiv', 'unterstrichen', Farbe sind auch Absatzformate möglich. Beachten Sie bei Absatzformaten, daß ein Absatz immer mit einem Zeilenvorschub zu beenden ist. Dies kann bei der Verwendung der Absatzformate 'zentriert' und 'rechtsbündig' wichtig sein.

Für die Farbdarstellung ist zu berücksichtigen, daß die im letzten Zeichen des Dokumentbereiches definierte Textfarbe sich auch auf folgenden Text fortsetzen kann! Ist dies nicht erwünscht, muß das letzte Zeichen - und sei es ein Leerzeichen - in der Standardfarbe 'schwarz' formatiert werden.

Um Tabulatoren einzusetzen verwenden Sie die Tastenkombination STRG-TAB, ansonsten gelangen Sie in das nächste Eingabefeld!

 

Grafiken

In den einzelnen Dokumentbereichen (Kopf/Fuß) können auch Grafiken/Bilder aus der Windows- Zwischenablage eingefügt werden. Verwenden Sie für das Einfügen von Grafiken aus der Zwischenablage die Tastenkombination STRG+V. Mit STRG+B kann auch eine Bilddatei über den "Öffnen-Dialog" direkt ausgewählt und geladen werden.

 

 

 

Standard-Dokument einrichten

 

Mit Oberer Rand, Linker Rand, Rechter Rand und Unterer Rand wird der Druckbereich auf dem Papier festgelegt. Beachten Sie dabei auch die Möglichkeiten des Druckers! Diese Einstellungen gelten für alle Ausdrucke.

 

Die Schriftart für den Ausdruck interner Daten - vornehmlich (formatierte) Tabellendaten - kann gesondert eingerichtet werden, beschränkt sich aus Formatierungsgründen auf "Monospace"- Schriftarten. Diese Schriftart mit den eingestellten Attributen wird nur für von der Software intern generierte Text-/Datenbausteine eingesetzt.

Einzelne Variable, die in Dokumenten eingesetzt werden, können dagegen im Dokumenten-Editor genauso formatiert werden, wie der übrige Text. Die Daten, die solche Variablen ersetzen, übernehmen dann das Format der Variablen!

 

Soll extern vorgefertigtes Geschäftspapier verwendet werden, so kann der ansonsten von der Software gedruckte Dokument- und/oder Briefkopf ausgeschaltet werden. Hier werden also "Briefdrucke" (Ausdrucke mit Anschriftenfeld) und andere "Datendrucke" (z. B. Abrechnungen) unterschieden. So kann für Briefe Geschäftspapier verwendet werden, für interne Datendrucke jedoch auch Blanko-Papier oder umgekehrt.

 

Die Vorwahl für Geschäftspapier gilt jeweils mandantenbezogen!


 

 

Wird externes Geschäftspapier verwendet, so kann der Abstand vom oberen Rand bis zur ersten bedruckbaren Zeile ab Seite 2 eingestellt werden, damit auf Folgeseiten der Dokumentdruck nicht in das Adressfeld des Geschäftspapiers gerät.