Banken-Clearing

Das Clearingverfahren ermöglicht den beleglosen Zahlungsverkehr mittels Datenaustausch (DFÜ, Internet, Online-Banking). Alle Überweisungen und Lastschriften, die auch mittels Ausdruck auf Formularen durchgeführt werden, können mit dem Clearingverfahren durchgeführt werden. Für das Lastschriftverfahren benötigen Sie im Allgemeinen eine Vereinbarung mit Ihrem Bankinstitut.

Vorbereitung der Programme für den Zahlungsverkehr

Alle Programmteile mit Zahlungsverkehr sind für den beleglosen Zahlungsverkehr vorbereitet und können für das Erstellen einer Transferdatei - statt des Ausdrucks von Zahlungsanweisungen/Lastschriften - eingerichtet werden. Als Format wird das SEPA-Format verwendet. - DTA kann noch zur Kompatibilität früherer Verfahren gewählt werden.

• Forderungen (Lastschrift) für Mieter, Eigentümer WEG, Debitoren
• Verbindlichkeiten (Überweisung) für Kreditoren, Objekteigentümer

In diesen Programmteilen ist die Umleitung des Formulardrucks in eine interne Zahlungsverkehrsdatei möglich, die vom Programmteil Clearing verarbeitet wird. Die Umschaltung erfolgt im jeweiligen Dialogfenster 'Parameter', in dem die Option ‘Clearing Datei statt Druck’ gewählt wird.

Lastschriften und Zahlungsanweisungen können jeweils direkt nacheinander durchgeführt werden, auch für verschiedenen Mandanten und Objekte  - das Clearing-Modul stellt automatisch die zusammengehörenden Auftragskonten und Zahlungsverkehrstypen zusammen.

Global- oder Mandant-orientierte Zahlungsverkehre

In den Einstellungen Fibu/Mandanten kann gewählt werden, ob die interne Zahlungsverkehrsdatei für alle Mandanten (global) oder je Mandant gesondert erstellt werden soll. Beachten Sie bei der Auswahl, daß die Bearbeitung der Zahlungsverkehrsdatei im Netzwerk nicht gleichzeitig von mehreren Arbeitsplätzen erfolgen kann (also bei Überweisungen oder Lastschriften)! Bei vielen Mandanten (Objekten in der Hausverwaltung) kann also die mandantorientierte Verwaltung der Zahlungsverkehre Vorteile bringen.

Durchführung des Datenaustauschs

Der Programmteil Clearing stellt eine Tabelle mit allen in der Zahlungsverkehrsdatei enthaltenen Überweisungen und Lastschriften dar und ermöglicht die Darstellung der je Bankkonto zusammenhängenden Daten. Vor der ersten Nutzung sollten die Parameter 'Zielverzeichnis' und 'Begleitdokument drucken' eingestellt und das Dokument kontrolliert oder bearbeitet werden.

Sind mehrere verschiedene Auftraggeberkonten in der Zahlungsverkehrsdatei enthalten, so kann mit der 'Auftragsbank wählen' zwischen den einzelnen Bankkonten gewählt werden. Die entsprechenden Daten zu Auftraggeber, Bank, Bankleitzahl, Kontonummer und der Zahlungsart werden angezeigt und die zugehörenden Zahlungsdaten in der Tabelle markiert.

Sind in der Zahlungsverkehrsdatei keine Zahlungsaufträge enthalten, so wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

Parameter

Die Daten-Austausch-Datei (SEPA) wird jeweils auf der Festplatte erstellt. Diese kann z.B. für die Online-Übertragung genutzt werden (wenn ein entsprechendes Online-Banking-Programm dies zulässt). Der Transferverzeichnis für diese Datei kann eingestellt werden und wird vorgemerkt.

Für die Dokumentation der übertragenen Daten kann ein Begleitdokument gedruckt werden. Hierfür muß vor der Ausführung mit 'Start' die entsprechende Option 'Begleitdokument drucken' gewählt werden.

Begleitdokument anschauen/ändern

Über den Toolbar-Button 'Begleitdokument" kann das Formular ausgewählt und bearbeitet werden. Für Online-Verfahren sind diese Ausdrucke nicht erforderlich.

Auftragsbank wählen

Sind in der Zahlungsverkehrsdatei mehrere verschiedene Auftragskonten oder Zahlungsarten (Z für Zahlungsanweisung, L für Lastschrift) vorhanden, so kann mit der 

Taste Wählen  

zwischen den einzelnen Bankkonten geschaltet werden. Sind keine Zahlungsaufträge vorhanden, so ist diese Taste wirkungslos.

Start

Sind Zahlungsaufträge vorhanden, so kann die Erstellung der Transferdatei (DTA) mit der Taste Start ausgeführt werden. Die Durchführung erfolgt nun automatisch entsprechend den eingestellten Parametern.

Clip-Kopie

Für einige "Online-Banking-Programme" steht die Clip-Kopie zusätzlich zur Verfügung. Nach Auswahl einer Positon in der Tabelle können diese Zahlungsdaten in die Zwischenablage von Windows kopiert und so in dem entsprechenden externen Programm für Zahlungsanweisungen genutzt werden.

Am Ende der Dateierstellung/Übertragung kann entschieden werden, ob die bearbeiteten Zahlungsdaten nunmehr gelöscht werden können. Dies sollte immer dann bestätigt werden, wenn der Vorgang ordentlich abgeschlossen wurde. Sonst bleiben die Daten erhalten und können später nochmals bearbeitet werden.

Achten Sie darauf, Zahlungsanweisungen nicht doppelt durchzuführen!

Mehrere Auftragskonten oder Zahlungstypen

Die Transferdatei DTA wird je Auftragsbankkonto und Zahlungstyp erstellt. Sind mehrere Auftragsbanken oder unterschiedliche Zahlungstypen in der Zahlungsverkehrsdatei enthalten, so muß nach jeder Erstellung die Transferdatei zunächst weiter verarbeitet werden, bis das nächste Auftragskonto bearbeitet werden kann. Die erstellte Transferdatei für das DTA- Format hat immer die Dateibezeichnung DTAUS1 und befindet sich im ausgewählten Transferverzeichnis.

Für die technische Übertragung mit Sicherheitseinrichtungen an die Bank stehen Standardprogramme von Drittanbietern oder auch dem Bankinstitut zur Verfügung. Solche Programme müssen nur die Möglichkeit enthalten, DTAUS-Dateien einlesen und auswerten zu können!

Dokument-Variable

Die in dem VarText-Dokument Begleitzettel (Standardname: CLEARING.TXT) verwendbaren Variablen sind im folgenden aufgeführt:

Wie bei allen VarText-Formularen kann der Text mit Hilfe der Variablen je nach Wunsch gestaltet werden.

Standardformulare sind dem Programm beigefügt.

Beispiel Dokument: