Belegbücher (Rechnungsbücher)

Personenbuchhaltung:

Debitoren (Kunden, Mieter, Eigentümer (WEG), Versicherer), Kreditoren (Lieferanten, allg. Adressaten)

Alle Sollstellungen (Forderungen und Verbindlichkeiten) zu Adresskonten werden mit der Buchungsautomation im Belegbuch (Rechnungsbuch) detailliert als Beleg dargestellt. Das jeweilige jahresbezogene Belegbuch enthält immer die Belege des aktuell - in der Buchungszentrale/Journal - eingestellten Buchungsjahres und die jeweils seit Jahresanfang offenen Posten der Vorjahre, die sich aus der Jahresfortschreibung ergeben.

Die zu den Sollbelegen erfolgten Zahlungen und Verrechnungen - mit detailierter Zahlungsaufteilung der Unterkonten - werden im Zahlungsbuch festgehalten, das jeweils parallel zum Belegbuch geführt wird.

Die Belege der Belegbücher werden in verschiedenen Programmteilen - z.B. Personenkontoblatt, Forderungen/Mahnungen/Lastschriften, Verbindlichkeiten, Periodenabrechnung - in verschiedener Weise ausgewertet.

Die jeweilige Fortschreibung der Belegbuchdaten von Jahr zu Jahr wird zusammen mit dem Jahresabschluß (Jahresfortschreibung) durchgeführt, ist jedoch nur bei belegorientierter Buchhaltung (empfohlen!) sinnvoll.

Belegbuchhaltung

Im Belegbuch ist die direkte Erstellung neuer Sollbelege und Zahlungsbelege (zu einem ausgewählten Sollbeleg) sowie Verrechnungen von Guthaben mit Forderungen oder Verbindlichkeiten zu einem ausgewählten Adresskonto möglich; das Löschen einzelner Soll- und Zahlungsbelege kann hier ebenso erfolgen. Die Bearbeitung erfolgt in Dialogfenstern unter Verwendung der Adressdaten und den entsprechenden Buchungskennern der Buchungsautomation (s.u.). -

Die komplette Löschung von Belegen und zugehörenden (Grund-)Buchungen ist auch sehr komfortabel in der Buchungszentrale/Journal möglich (empfohlen!). Hier können auch eventuell abgeleitete Umbuchungen sofort erkannt und ebenso gelöscht werden.

Die Buchungssätze in der Fibu werden automatisch entsprechend den definierten Buchungskennern durchgeführt. Für Einnahmebelege werden die Erlöskenner, für Ausgabebelege die Aufwandskenner und für Zahlungsbelege die entsprechenden Zahlungskenner verwendet. Für die allgemeinen Konten (Verrechnungskonten etc.) der Buchhaltung werden die Fibukenner benutzt.

Neuer Datensatz

Mit Aufruf des Sollbeleg-Dialogs wird die Anlage eines neuen Beleges gestartet. Die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben mittels Buchungsbeleg kann auch sehr komfortabel in der Buchungszentrale (Journal) durchgeführt werden. Im Belegbuch ist zusätzlich die Kopie aus einem vorhandenen Beleg in einen Neubeleg möglich; das spart natürlich Tiparbeit. Andererseits kann im Sollbeleg- Dialog ebenfalls auf Vorbelege zurückgegriffen werden.

Löschen

Sofern zum Beleg noch keine Zahlung erfolgt ist, kann mit der Schaltfläche ‚Löschen‘ eine Löschung einzelner Belege eingeleitet werden. Zusätzlich muß eine Sicherheitsabfrage beantwortet werden. Ein gelöschter Beleg kann nicht wieder reaktiviert werden! Der zugehörende Buchungssatz im Journal wird dabei simultan gelöscht, was durch einen entsprechenden Hinweis angezeigt wird (sofern nicht die Buchungsmethodik "Ohne Sollbuchung in der Fibu" aktiviert wurde!).

Suchen

Taste S  (oder der entsprechende Mausklick) öffnet ein Dialogfenster, um einen Suchbegriff zum Beleg abzufragen. Es kann nach der Belegnummer, dem AdressCode,  dem Namen der Person/Firma gesucht werden. Die Suche erfolgt sequenziell vom neuesten bis zum ältesten Beleg, d. h. alle möglichen Belege, die zum Suchbegriff passen, werden nacheinander angezeigt. Eine Abfrage ermöglicht die Bestätigung, die Weitersuche oder den Abbruch der Suche.

Belegliste

Anzeige einer Liste aller Sollbelege des Jahres. Im sichtbaren Bereich können Zeilen markiert und in die Zwischenablage von Windows kopiert werden, um sie in anderen Anwendungen nutzen zu können. Hierzu wird mit niedergedrückter linker Maustaste ein Bereich markiert und dann mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich geklickt. Es erscheint ein Kontextmenü Kopieren (Clip), das wiederum mit der linken Maustaste angeklickt wird.

In der Belegliste können einzelne Belege gelöscht werden. Der zugehörende Buchungssatz im Journal wird dabei simultan gelöscht, was durch einen entsprechenden Hinweis angezeigt wird (sofern nicht die Buchungsmethodik "Ohne Sollbuchung in der Fibu" aktiviert wurde!).

Zahlungsliste

Anzeige einer Liste mit allen Zahlungsbelegen des Jahres. Im sichtbaren Bereich können Zeilen markiert und in die Zwischenablage von Windows kopiert werden, um sie in anderen Anwendungen nutzen zu können. Hierzu wird mit niedergedrückter linker Maustaste ein Bereich markiert und dann mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich geklickt. Es erscheint ein Kontextmenü Kopieren (Clip), das wiederum mit der linken Maustaste angeklickt wird.

In der Zahlungsliste können einzelne Zahlungsbelege gelöscht werden. Der zugehörende Buchungssatz im Journal wird dabei simultan gelöscht, was durch einen entsprechenden Hinweis angezeigt wird.

Zahlungsbuchungen und Verrechnungen

Die Zahlungsbuchung kann dirket mit der Taste Z eingeleitet werden. Im Dialogfenster Zahlungsverkehr werden die Buchungsdaten Betrag, Datum der Zahlung, Konto und eventuelle Unterbeträge eingegeben. Im Feld Konto ist einer der definierten Zahlungskenner (ZE für Zahlungseingang) auszuwählen. Nur bei gültigem Zahlungsdatum und Zahlungskenner kann eine Zahlungsbeleg mit simultaner Buchung in der Fibu durchgeführt werden.

Restbetragsbehandlung

Sollte der Zahlungsbetrag nicht den Sollbetrag ausgleichen, so wird ein Rest angezeigt. Dieser kann wie bei einer Zahlung, jedoch über Kontokenner "Abschreibung" oder "Außerordentlicher Aufwand" bzw. "Außerodentlicher Ertrag"  in den Zahlungskennern ausgebucht werden oder als Restforderung (z. B. Teilzahlung) oder -Guthaben stehen bleiben. Die besonderen "Zahlungskenner" müssen definiert sein (z.B. AOA für "außerordentlicher Aufwand", AOE für "außerordentlicher Ertrag" und AFA für "Abschreibung Forderungsausfall"). Entsprechende Konten müssen im Kontenplan definiert sein.

Zahlungsänderung, Teilzahlungen, Verrechnungen

Zu einem Beleg können beliebig viele Zahlungsbuchungen - Gutschriften mir negativem Vorzeichen - zugeordnet werden. Die Zahlungsbelge werden jeweils im Journal simultan als Buchungssatz festgehalten und können später im entsprechenden Kontenblatt (z.B. VRR/Mieter) der Fibu aufgelistet werden.

Entstandene Überzahlungen (Guthaben) können verrechnet werden. Hierfür steht eine halbautomatische Verrechnungsfunktion zur Verfügung, die bestehende Guthaben mit einzelnen Forderungen ausgleicht. Diese Verrechnungen werden als Zahlungs-Belege im Zahlungsbuch und als Buchungen im Journal festgehalten und sind daher immer nachvollziehbar.

Direkte Änderungen von Zahlungsbelegen sind nicht möglich (es würde der Nachweis fehlen). Hier empfiehlt sich zunächst die Löschung des Zahlungsbelegs und die nachfolgende Neubuchung. Kontierung und Buchungstext der zugehörenden Journalbuchung können jedoch im Journal geändert werden.

Reorganisation

Zur Überprüfung der Belegbücher (incl. Zahlungsbücher) kann mit Taste 'R' (oder der entsprechenden Menüfunktion) eine Reorganisation durchgeführt werden. Eventuell gefundene Fehlbuchungen werden angezeigt und ausgeglichen.

Ausdrucke

zu den Beleg- und Zahlungsbüchern können im Programmteil Periodenabrechnung zu einer wählbaren Zeitspanne ausgeführt werden.

Belegstatus (Forderungen)

Neben den Daten des Belegs wird der aktuelle Status des Belegs angezeigt:

Belegstatus (Verbindlichkeiten)

Neben den Daten des Belegs wird der aktuelle Status des Belegs angezeigt:

Die entsprechenden Anzeigen werden vom Programm automatisch vorgenommen und können manuell  außer BE - nicht geändert werden.