Forderungen, Mahnungen, Lastschriften

zur Personenbuchhaltung Debitoren (Kunden, Mieter, Eigentümer WEG, Versicherer)

Forderungen, Mahnungen, Lastschriften dient zur Anzeige der unbezahlten Forderungen - auch Guthaben werden angezeigt! - zu einem bestimmten Datum. Beim Start des Programms wird das aktuelle Tagesdatum vorgegeben, es kann jedoch auch ein anderer Stichtag gewählt werden. Die Auswertung orientiert sich am Stichtag. Das Datum der letzen Mahnung wird nach einem "Mahnlauf" festgehalten.

Standardgemäß werden alle Forderungen angezeigt, also unabhängig ob Bankeinzug besteht oder nicht. Über die Auswahloption - nur Mahnungen, nur Lastschriften, Alles - kann die Anzeige eingegrenzt werden.

Spezial: Kontenliste statt Belegliste (nur Hausverwaltung)

Neben der Auflistung einer Belegliste der offenen Sollbelege kann auch auf eine Kontenliste Forderungen (der Mieter bzw. Eigentümer) umgeschaltet werden. Hier werden lediglich die einzelnen Verrechnungskonten von Mietern oder Eigentümern aufgezeigt. Diese Kontenliste ist dann erforderlich, wenn keine belegorientierte Buchhaltung durchgeführt wird.

Kopieren: Personenkonto, Verrechnungsdialog

In beiden Darstellungen können die Listenzeilen markiert und über die Zwischenablage exportiert werden (rechter Mausklick in markierte Zeilen). Zu den Personen der einzelnen Belege oder Konten kann jeweils das Personenkonto aufgerufen werden oder der Verrechnungsdialog. Beides ist über das Kontextmenü (rechter Mausklick in die markierte Zeile) erreichbar, über die Toolbar oder das Menü.

Markierungen

In der Forderungsliste sind die gemäß den Parametern "Zahlungsziel" fälligen Forderungen durch ein M (Mahnung) oder L (Lastschrift bei Bankeinzug!) in der ersten Spalte gekennzeichnet. Alle Forderungspositionen können jedoch auch manuell markiert oder demarkiert werden. Nimmt die Person am Bankeinzugverfahren teil, so ist dies in der letzten Spalte durch ein ‘BE’ gekennzeichnet. In diesem Fall wird eine Markierung nicht zwecks Mahnung (M), sondern zur Lastschrift (L) angezeigt.

Mahn- und Lastschriftverfahren

Forderungsliste, Fälligkeitsliste, Mahnungen und Lastschriften können gedruckt werden. Die Einträge werden entsprechend mit der ‘Mahnstufe’ - bis zu drei sind möglich und mit unterschiedlichen Texten und Gebühren einstellbar -  oder ‘Ü’ für ‘Überweisung läuft’ gekennzeichnet. Die Lastschriften können in eine Clearingdatei, statt eines Ausdrucks auf Lastschriftformulare, umgelenkt werden.

In den Mahnschreiben werden die Forderungen eines Personenkontos entsprechend den gebuchten Belegen einzeln aufgeführt oder als Betrag dem Verrechnungskonto des Mieters entnommen (je nach Verwendung der Variablen im Textformular, s.u.) und summiert. Die Formulare sind änderbar.

Status Bearbeitung

Der Status kann über das Menü 'Bearbeiten' oder mit den Tasten R (rückwärts), V (vorwärts), Z (Zahlungsmarkierung) auch manuell beeinflußt werden. Mit der Kennzeichnung zur Zahlungsbuchung ('Z' im Status) wird die Stapelzahlungsbuchung vorbereitet.

Bankumsatzimport

Durch den Import von Bankumsätzen kann die Zahlungszuweisung wesentlich vereinfacht werden. Dabei werden die Bankumsätze entsprechend einer eingestellten Wertigkeit (Standard = 7) den Forderungen zugewiesen. Es werden nur solche Bankumsätze berücksichtigt, die als Zahlungseingang erkannt werden (positiver Wert). Siehe auch >Bankumsatzimport.

Stapel-Zahlungsbuchungen

Alle mit einem Z als bezahlt gekennzeichneten Einträge (in der Statusspalte!) können mit der Buchungsroutine "Buchen Zahlungseingang" direkt gebucht werden. Dabei werden sowohl Zahlungsbelege als auch dazugehörende Buchungen im Journal automatisch generiert. Buchungsdatum und Buchungskonto (Zahlungskenner) werden zuvor abgefragt. -

Sofern Eintragungen durch einen Bankumsatzimport (Buchungsdatum und Zahlbetrag) vorhanden sind, werden diese Datenvorgaben verwendet, sonst die Beleg- und Buchungsdaten!

Zahlungs-Bankkonto

Für das Zahlungsbankkonto bei Lastschriften ist ein Eintrag unter ‘Parameter’ erforderlich. Die bankbezogenen Daten werden dem ‘Allgemeinen Adressbuch’ entnommen, müssen also dort eingetragen sein!

Parameter (Forderungen)

Im Dialogfenster Parameter können Einstellungen zum Programmteil vorgenommen werden. 

Mahngebühr

Je Mahnstufe - bis zu drei sind möglich - kann eine Mahngebühr angegeben werden. Ist ein Wert definiert, so wird ein entsprechender Wert im Mahnschreiben je nach Stufe ausgegeben.

Zahlungsziel

Das Zahlungsziel bestimmt in Anzahl Tagen, ab wann die Forderungen gemahnt werden sollen. Abhängig von dieser Zahl, dem Belegdatum und dem bei Programmstart angegebenen Auswertungsdatum („Offene Posten zum..“) werden vom Programm die fälligen Forderungen markiert. Diese Angabe gilt global für alle Forderungen, können aber durch Angaben spezifischer Zahlungsziele bei den Adressaten überschrieben werden.

Lastschriften und Gutschriften

Zur Durchführung des Lastschriftverfahrens oder auch Erstattungen von Guthaben sind Angaben zum Empfängerbankkonto und zum Verfahren erforderlich.

AbsenderCode

Geben Sie hier den AdrCode des für die Lastschrift gewünschten Bankkontos ein; diese Bankkonten samt Adressdaten des Inhabers werden dem Adressbuch 'Kreditoren/Allgemeine Adressen' entnommen und müssen dort zuvor angelegt worden sein! - Mit Bestätigung der Eingabe des AdressCodes wird der Datensatz vermerkt oder - sofern kein eindeutiger Eintrag gefunden wurde - eine Adressliste zur Auswahl angezeigt. Wählen Sie dann in der Liste den gewünschten Eintrag.

Clearing-Datei statt Druck

Wählen Sie hier, ob statt des Ausdrucks der Lastschriften auf entsprechende Zahlungsverkehrsformulare eine Datei erstellt werden soll, die mittels des Programmteils 'Banken-Clearing'- nach Sammeln aus verschiedenen Programmteilen des Zahlungsverkehrs - in eine Clearing-Datei exportiert wird. Die Clearing-Datei wird für beleglose Zahlungsverkehre erstellt (z. B. 'DTAUS').

Keine Terminmeldung

Die Meldung der Fälligkeiten von Mahnungen und Lastschriften in der Terminverwaltung kann hier ausgeschaltet werden.

Formular Mahntexte

Für die drei Mahnstufen kann jeweils ein eigener Text angelegt werden.

Über das Menü "Druck" können die jeweiligen (Mahn-)Formulare eingerichtet und benannt werden. Die entsprechenden Formulardateien befinden sich standardmäßig im Verzeichnis Programmverzeichnis\DATA\DOCU !

Die Mahntexte können weitgehend frei definiert werden. Neben der Mahnung je Beleg ist vorallem eine zusammenfassende Mahnung je Personenkonto möglich. Welche Form gewählt wird, bestimmt die Verwendung der entsprechenden Variablen im Mahntext. 

Standardmahntexte werden mitgeliefert. Für die 3 Mahnformulare steht ein Texteditor zur Verfügung, mit dem die Mahntexte nach eigenen Vorstellungen unter Verwendung von VarText- Variablen angepaßt werden können. Für Lastschrift- und Sammlerformular werden jeweils gesonderte Texte bereitgestellt.

Lastschriftformular

Die Formulare für die Lastschrift  können frei definiert werden. Ein Standardtext (LSSW220S.TXT) wird mitgeliefert.