Dauerverbindlichkeiten, Dauertermine

Mit den Universalterminen steht eine einfache Möglichkeit zur Verfügung, fällige und wiederkehrende Zahlungen oder auch einfach Erinnerungstermine vorzumerken. Dabei besteht die Möglichkeit, aus den Zahlungsterminen Belege samt Buchungen zu generieren. Typische Bereiche sind hier jährliche, halbjährliche, quartals- oder monatsbezogene Zahlungsverpflichtungen wie Steuerzahlungen, Gebührenzahlungen, Abschlagszahlungen, Versicherungen u.v.m. Auch Erinnerungstermine sind einfach zu verwirklichen.

Fällige Universaltermine können über die Terminverwaltung automatisch gemeldet werden, so wird kein Termin verpaßt.

Durch die freien Einstellmöglichkeiten können auch wiederkehrende Zahlungen (Dauerbelege) bearbeitet werden. Darüberhinaus sind auch anderweitige Terminmeldungen möglich, wenn einfach im Textbereich ("Verwendungszweck") eine entsprechende Eintragung erfolgt. Eine Meldung erfolgt aber nur, wenn der Betrag ungleich Null ist!

Zahlungsdaten

Die einzelnen Zahlungen werden mit dem Fälligkeitsdatum der Verbindlichkeit, dem Empfänger (Auswahl aus dem allgemeinen Adressbuch bzw. Adressbuch Kreditoren), zwei Zeilen für den Verwendungszweck und dem Zahlbetrag festgelegt. Darüberhinaus ist die Angabe eines Zahlungszyklus in Monaten möglich, der für Dauerverbindlichkeiten genutzt werden kann (s. "Belegtermin fortschreiben" weiter unten).

Parameter

Die mit den Zahlungen beauftragte Bank wird in den Parametern mit dem AbsenderCode festgelegt, ebenso ein Meldevorlauf, damit die Zahlung entsprechend vor dem eigentlichen Termin als "fällig" angezeigt wird. Sollen fällige der Universaltermine nicht in der Terminverwaltung angezeigt werden, so kann diese Funktion durch Kennzeichnung "Keine Terminmeldung" ausgeschaltet werden.

Mit dem Schalter "Banksammler ausdrucken" wird nach dem Ausdruck mehrerer Zahlungsanweisugen ein Banksammler-Formular ausgedruckt, der Schalter "Ausgabe Datei" lenkt die Zahlungsanweisungen in eine Datei, die für das Clearing-Verfahren genutzt wird.

Eingaben in der Universaltermin Tabelle

Zur Bearbeitung eines neuen Eintrags wird "Neue Position" gewählt oder die nächste freie Zeile angewählt und die Eingabe mit der Taste ENTER gestartet. Ein bestehender Eintrag kann so auch geändert werden.

In der Spalte Termin muß ein gültiges Datum eingetragen werden. Es stellt den Zahlungstermin dar.

In der Spalte Empfänger wird der AdressCode des Kreditoren eingetragen. Mit der Taste ENTER wird der Adresscode geprüft und gegebenenfalls das Adressbuch Kreditoren (= allgemeines Adressbuch) aufgerufen, in dem nach dem Empfänger gesucht werden kann. Eine solche Adressuche kann durch Eingabe eines beliebigen Zeichens provoziert werden.

Die beiden Zeilen für einen Verwendungszweck stehen für eine mögliche direkte Zahlungsanweisung oder für die Generierung einer Sollbelegbuchung zur Verfügung.

Die Betragsspalte enthält schließlich den Zahlbetrag, der entweder für die direkte Zahlungsanweisung oder die Beleggenerierung verwendet wird.

Informationen zu den Zahlungstermineinträgen

Markierung

Die Fälligkeiten werden zunächst automatisch angezeigt, wobei Zahlungsfälligkeiten mit einem F gekennzeichnet sind. Diese Markierungen können jedoch auch manuell ein- und ausgeschaltet werden (Taste Markieren oder einfach mit der LEERTASTE), auch wenn bereits eine Überweisung durchgeführt wurde.

Status

Wurden Zahlungsanweisungen gedruckt oder per Clearing bearbeitet oder zur Beleggenerierung verwendet, so wird der Status des Zahlungstermins auf Ü ("Überweisung läuft") gesetzt. So gekennzeichnete Einträge werden dann nicht mehr automatisch als Termin gemeldet bzw. in die Zahlungsanweisungen aufgenommen. Der Status kann manuell über das Menü Bearbeiten oder mit den Tasten V für Vorsetzen oder R für Rücksetzen eingestellt werden. Durch Rücksetzen des Status wird z. B. eine Wiederholung einer Zahlung möglich.

BE - Bankeinzug

Zahlungstermine werden mit einem BE gekennzeichnet, wenn mit dem Zahlungsempfänger Bankeinzug vereinbart wurde. Solche Einträge werden nicht automatisch gemeldet und auch nicht zur Zahlung markiert. Manuell kann aber auch hier eine Zahlungsanweisung und die Generierung eines Sollbelegs veranlaßt werden.

Der Bankeinzug wird in den Adressbüchern eingerichtet.

Bearbeiten

Druck

Über das Menü Druck können die gesamte Liste, eine Liste der markierten Verbindlichkeiten oder die Zahlungsanweisungen ausgedruckt werden.

Statt eines Ausdrucks von Zahlungsanweisungen auf entsprechenden Formularen (A4) ist auch die Erstellung einer Datei für die Clearing-Übertragung (z.B. Online-Banking, DTAUS) möglich.

Banken-Clearing

Ebenfalls im Menü Druck kann das Clearing-Modul aufgerufen werden. So können die erstellten Zahlungsanweisungen (in Datei..) sofort in eine Clearing-Datei (DTAUS) umgewandelt werden.

Kopieren

Mit der Maus können mehrere Zeilen der Liste markiert (hervorgehoben) werden. Diese Zeilen können in die Windows-Zwischenablage kopiert und in anderen Programmen genutzt werden.

Löschen

Jede Zeile kann über das Menü Bearbeiten oder mit der ENTF-Taste gelöscht werden.

Wiederkehrende Zahlungstermine

Die Eintragungen werden auch nach einer Zahlungsanweisung nicht automatisch gelöscht, sondern entsprechend gekennzeichnet. Damit wird verhindert, daß der Zahlungstermin nochmals automatisch vorgeschlagen wird.

Durch Änderung einzelner Werte können diese Zahlungstermine also für weitere Zahlungen verwendet werden.

Die spezielle Funktion "Dauerbelege" bietet darüberhinaus auch die Möglichkeit, einen Zahlungszyklus je Zahlungstermin einzutragen. Dies erfolgt in der Spalte "M+". Hier kann eine Monatszahl zwischen 1 und 99 Monaten vermerkt werden, die dem Fälligkeitszyklus entspricht und für die Funktion "Belegtermin fortschreiben" genutzt wird.

Beleg generieren

Für eine vollständige Buchhaltung ist es wünschenswert, daß zu jedem Zahlungsverkehr auch ein endsprechender Buchungsbeleg vorhanden ist. Da die Daten der Zahlung der Zahlungsterminverwaltung bereits entsprechende Buchungsangaben enthalten, können leicht zugehörende Sollbelege und Grundbuchungen generiert werden.

Mit der Funktion "Beleg generieren" wird der Sollbelegdialog aufgerufen, in dem die entsprechenden Datenfelder bereits vorgetragen sind und bei Bedarf geändert oder ergänzt werden können. Mit einem Klick können dann die erforderlichen Buchungen veranlaßt werden.

Da nunmehr ein entsprechender Sollbeleg zur Verfügung steht, der auch für die Überweisung verwendet werden kann, wird der Zahlungstermin als "Überwiesen" ("Ü") gekennzeichnet. Bei Dauerbelegen wird die Fortschreibung des Belegtermins angeboten.

Belegtermin fortschreiben, rückstellen

Immer wiederkehrende Verbindlichkeiten haben in der Regel einen Zyklus: Monatlich, quartalsbezogen, halbjährlich oder jährlich. Die Software läßt Zyklen zwischen 1 Monat und 99 Monaten zu.

Die Funktion "Belegtermin fortschreiben" führt die erforderliche Berechnung des nächsten Belegtermins entsprechend der Vorgabe (Spalte "M+") automatisch durch und sortiert die Tabelle neu. Diese Funktion wird auch automatisch aufgerufen, wenn ein Beleg generiert wurde.

Mit der Funktion "Belegtermin rückstellen" steht die Umkehrfunktion zur Verfügung.